Se chegaches aquí preguntándote que é un PMS , chegaches ao lugar indicado. PMS significa Property Management System , ou noutras palabras, un sistema de xestión hoteleira .
Cada vez son máis os hoteis que avanzan cara á dixitalización e deciden abandonar as follas de papel e os cadernos, acollendo un PMS ou sistema de xestión hostaleira que facilita as súas tarefas diarias. Se non queres quedarte na Idade do Ferro, é hora de poñerte en común e comezar a usar un PMS .
Como mencionamos anteriormente, un PMS é un software que axuda a xestionar un hotel ou propiedade e permite a organización, administración e xestión de tarefas dun xeito sinxelo e eficiente. Se tes un hotel, unha casa de campo ou un apartamento de aluguer, saber o que é un PMS facilitarache a vida.
Para que serve un PMS?
Aínda que poida parecer difícil de lembrar, un PMS non é máis que un software adaptado para a xestión hoteleira. Polo tanto, a súa función principal será axudarche a xestionar o teu aloxamento.
Estas son algunhas das tarefas para as que se usa un PMS
- Xestión de reservas: confirma, cancela ou rexistra. Emitir facturas e xestionar os pagos das reservas completadas. Acceder e modificar o calendario de reservas.
- Sincronización de reservas e prezos: non importa de onde procedan: reserva, teléfono, directamente desde a túa porta... O sistema PMS debería encargarse de actualizar automaticamente a dispoñibilidade e as condicións.
- Control do estado da habitación: sabe en todo momento se unha habitación está dispoñible, ocupada, lista para ser limpada ou limpada.
- Comunicación activa cos hóspedes: a través do teu PMS, deberías poder comunicarte co hóspede desde o momento da reserva, ata os días anteriores á chegada do hóspede, durante a estadía e despois da estadía; Ademais, un bo PMS será o encargado de recoller información e avaliar a experiencia do hóspede.
E estas son algunhas tarefas máis
- Control das necesidades do cliente: cun PMS, pode controlar as solicitudes e necesidades dos clientes, como camas supletorias, berces, servizo de almorzo ou outros servizos necesarios.
- Control de acceso: se usas un PMS eficiente, xa non estarás vinculado aos horarios e atrasos de chegada dos teus clientes. Poderás xestionar os check-in e check-outs de forma remota, xa que toda a información de check-in estará dispoñible antes de que os hóspedes entren pola porta do hotel.
- Facturación, xestión de efectivo e pagos: o software de xestión hoteleira ou PMS permítelle xestionar os pagos e os datos confidenciais dos clientes de forma segura e 100 % legal, sen saír do sistema. Co teu sistema de xestión de hoteis, podes supervisar os pagos pendentes, os cargos das habitacións e diferentes métodos de pago para cada hóspede. Do mesmo xeito, idealmente, un PMS pode enviar facturas automaticamente ao seu xestor.
- Avisos e notificacións: un sistema de xestión hoteleira pode xerar avisos e notificacións relacionadas con tarefas pendentes: hóspedes aos que responder, reservas pendentes de asignación, contas pendentes de pago, etc.
- Base de datos de clientes: se a túa base de datos PMS é eficiente, poderás gardar detalles personalizados para futuras estancias. Un bo sistema de xestión non só serve ao director do hotel e aos seus empregados, senón que tamén coida dos hóspedes, ofrecéndolles unha experiencia perfecta.
Teño un hotel pequeno, necesito un PMS?
Como se di, o tamaño non importa. Ter un hotel pequeno non te exime das tarefas de facturación, recepción ou limpeza, que deberían ser facilmente xestionadas e organizadas coa axuda do teu PMS.
O mesmo ocorre se tes un apartamento de vacacións. Tanto se es unha propiedade grande como pequena, cómpre xestionar as reservas, atender as facturacións e as necesidades dos hóspedes, xestionar a facturación, enviar os datos dos clientes ás autoridades, etc. Por este motivo, saber que é un PMS e para que serve.
Comezar a utilizar o software de xestión hoteleira o antes posible non só facilitará o seu día a día, senón que tamén axudará a organizar a súa propiedade e facelo moito máis eficiente.
Que características debe ter un sistema de xestión hoteleira?
O primeiro que tes que ter en conta é a túa situación particular. Un PMS deseñado para unha gran cadea hoteleira non é o mesmo que un PMS deseñado para un pequeno hotel ou casa rural. O máis importante do software de xestión hoteleira é que satisfaga as necesidades do teu hotel e axúdache a organizar as tarefas diarias máis importantes.
Para que poidas decidir cal é o PMS axeitado para ti, preparamos esta lista de verificación descargable con todas as funcións que pode ofrecer un sistema de xestión hoteleira, para que poidas avaliar cales necesitas cubrir na túa situación particular.
Funcións básicas dun PMS
- Aplicación sinxela, no teu ordenador, no teu teléfono ou na túa tableta . O máis importante dun PMS é que é intuitivo e fácil de usar. Os engorrosos programas de escritorio son cousa do pasado.
- Fácil de instalar e personalizar.
- Calendario intuitivo: permíteche xestionar rapidamente o estado e a dispoñibilidade da sala.
- Sincronización na nube: mantén actualizados as túas reservas e prezos na nube, independentemente de onde veñan.
- Sen papel : esqueza cubrir formularios cando chegue un hóspede, toda a información de facturación estará dispoñible antes de que atravese a porta do hotel.
- Seguridade : os datos dos teus clientes estarán seguros, cumprindo todas as normativas do GDPR. Ademais, nunca máis correrás o risco de perdelos porque se almacenarán nun servidor na nube.
- Envío automático de ficheiros de clientes ás autoridades
- Xestión de pagamentos e finanzas
- Eficiencia
Funcións adicionais dun PMS
- Xestor de canles integrado: o PMS permitirache conectar con Booking e outras plataformas de reserva de cuartos. Se non sabes o que é un Channel Manager, podes ler sobre iso aquí.
- Sitio web para o teu aloxamento: algúns sistemas de xestión ofrecen modelos prediseñados para crear o sitio web do teu aloxamento.
- Motor de reservas: xunto co sitio web do aloxamento, un PMS completo incluirá un motor de reservas para que os hóspedes poidan reservar directamente sen ter que pagar comisións a Booking.com ou outras plataformas.
Agora que sabes o que é un PMS e para que serve, é hora de comezar e comezar a usar o sistema que mellor se adapte ás túas necesidades.
