Se veio aqui perguntar o que é um PMS, veio ao sítio certo. PMS significa Property Management System, ou, por outras palavras, um sistema de gestão hoteleira.
Cada vez mais hotéis estão a tornar-se digitais e decidem acabar com as folhas de papel e os cadernos, dando as boas-vindas a um PMS ou sistema de gestão hoteleira que facilita as suas tarefas diárias. Se não quer ficar na Idade do Ferro, está na altura de pôr mãos à obra e começar a utilizar um PMS.
Como já referimos, um PMS é um software que ajuda na gestão de um hotel ou de uma propriedade e permite a organização, administração e gestão de tarefas de uma forma simples e eficiente. Quer tenha um hotel, uma casa rural ou apartamentos de aluguer, saber o que é um PMS facilitará a sua vida.
Para que serve uma TPM
Embora possa parecer difícil de lembrar, um PMS não é mais do que um software adaptado à gestão de um hotel. Por conseguinte, a sua principal função é ajudá-lo na gestão do seu alojamento.
Estas são algumas das tarefas para as quais um PMS pode ser utilizado
- Gestão de reservas: confirmar reservas, cancelá-las ou efetuar o check-in. Emitir facturas e gerir os pagamentos das reservas efectuadas. Aceder e modificar o calendário de reservas.
- Sincronização das reservas e dos preços: independentemente da sua origem: Reserva, telefone, diretamente da sua porta... O sistema PMS deve encarregar-se de atualizar automaticamente a disponibilidade e as condições.
- Controlo do estado do quarto: Saber em qualquer altura se um quarto está disponível, ocupado, pronto para limpeza ou limpo.
- Comunicação ativa com os hóspedes: Através do seu PMS, deve ser possível comunicar com o cliente desde o momento da reserva, passando pelos dias anteriores à chegada do hóspede, durante a estadia e após a estadia; além disso, um bom PMS encarregar-se-á de obter as informações e a avaliação da experiência do hóspede.
E aqui estão mais algumas tarefas
- Controlo das necessidades dos clientes: Com um PMS, pode controlar os pedidos e as necessidades dos clientes, como camas extra, berços, serviço de pequeno-almoço ou outros serviços necessários.
- Controlo de acesso: Se utilizar um PMS eficiente, deixará de estar vinculado a horários e a atrasos na chegada dos seus hóspedes. Poderá gerir o check-in e o check-out remotamente, uma vez que todas as informações de check-in estarão disponíveis antes de entrarem na porta do hotel.
- Faturação, dinheiro e pagamentos: Um software de gestão hoteleira ou PMS permite-lhe gerir os dados sensíveis e os pagamentos dos seus clientes de uma forma segura e 100% coberta pela lei, sem sair do sistema. Com o seu sistema de gestão hoteleira, poderá controlar os pagamentos pendentes, os custos adicionais de um quarto e os diferentes métodos de pagamento consoante o cliente. Idealmente, um PMS deve também ser capaz de enviar facturas automaticamente ao seu gestor de hotel.
- Alertas e notificações: Um sistema de gestão hoteleira pode gerar alertas e notificações relacionados com tarefas pendentes: clientes a atender, reservas a atribuir, contas a pagar...
- Base de dados de clientes: Se a sua base de dados PMS for eficiente, poderá armazenar dados personalizados para futuras estadias. Um bom sistema de gestão não serve apenas o diretor do hotel e os seus empregados, mas também cuida dos hóspedes, oferecendo-lhes uma experiência perfeita.
Tenho um pequeno hotel, preciso de um PMS?
Como se costuma dizer, o tamanho não importa. Ter um hotel pequeno não o isenta das tarefas de check-in, receção ou limpeza, que devem ser facilmente geridas e organizadas com a ajuda do seu PMS.
O mesmo se aplica se tiver um apartamento de férias. Tanto nas grandes como nas pequenas propriedades, é necessário gerir as reservas, atender ao check-in e às necessidades dos hóspedes, fazer a faturação, enviar os dados dos clientes às autoridades... Por esta razão, é fundamental saber o que é um PMS e para que serve.
Começar a utilizar um software de gestão hoteleira o mais cedo possível não só facilitará o seu dia a dia, como também o ajudará a organizar a sua propriedade e a geri-la de forma muito mais eficiente.
Que funcionalidades deve ter um sistema de gestão hoteleira?
A primeira coisa a considerar é a sua situação específica. Um PMS concebido para uma grande cadeia de hotéis não é o mesmo que um PMS concebido para um pequeno hotel ou uma casa de campo. O mais importante num software de gestão hoteleira é que este responda às necessidades do seu hotel e o ajude a organizar as tarefas quotidianas mais importantes.
Para que possa decidir por si mesmo qual o PMS mais adequado para si, preparámos esta lista de verificação descarregável com todas as funcionalidades que um sistema de gestão hoteleira pode ter, para que possa avaliar quais as que precisa de cobrir no seu caso particular.
Funcionalidades básicas de um PMS
- Aplicação simples, no seu computador, no seu telemóvel ou no seu tablet. O mais importante num PMS é que seja intuitivo e fácil de utilizar. Os incómodos programas de secretária passaram à história.
- Fácil de instalar e personalizar.
- Calendário intuitivo: permite-lhe gerir rapidamente o estado e a disponibilidade dos quartos.
- Sincronização na nuvem: Permite que as suas reservas e preços estejam sempre actualizados na nuvem, independentemente da sua origem.
- Sem papel: Esqueça o preenchimento de formulários quando um hóspede chega, todas as informações de check-in estarão disponíveis antes de entrarem pela porta do hotel.
- Segurança: Os dados dos seus clientes estarão seguros, em conformidade com todos os regulamentos GRPD. Além disso, nunca mais correrá o risco de os perder, pois estarão num servidor na nuvem.
- Envio automático dos ficheiros dos clientes às autoridades
- Pagamento e gestão financeira
- Eficiência
Funcionalidades adicionais de um PMS
- Gestor de canais integrado: O PMS permitir-lhe-á ligar-se ao Booking e a outras plataformas de reserva de quartos. Se não sabe o que é um Channel Manager, pode ler sobre ele aqui.
- Página Web para o seu alojamento: alguns sistemas de gestão oferecem modelos pré-concebidos para criar o seu sítio Web de alojamento.
- Motor de reservas: Para além do sítio Web do alojamento, um PMS completo incluirá um motor de reservas para que os clientes possam reservar diretamente sem terem de pagar comissões à Booking ou a outras plataformas.
Agora que já sabe o que é uma PMS e para que serve, está na altura de pôr mãos à obra e começar a utilizar o sistema que melhor se adapta às suas necessidades.
