Si has llegado aquí preguntándote qué es un PMS, estás en el lugar adecuado. PMS son las siglas en inglés de Property Management System, o lo que es lo mismo, un sistema de gestión hotelero.
Cada vez son más los hoteles que tienden a la digitalización y que deciden poner fin a las hojas de papel y las libretas, dando la bienvenida a un PMS o sistema de gestión hotelero que les facilite las tareas del día a día. Si no quieres quedarte en la Edad de Hierro, es hora de ponerse manos a la obra y comenzar a usar un PMS.
Como ya te avanzábamos, un PMS es un software que ayuda en la gestión de un hotel o de una propiedad y permite la organización, administración y gestión de las tareas de un modo sencillo y eficiente. Tanto si tienes un hotel como una casa rural o apartamentos de alquiler, saber qué es un PMS te hará la vida más fácil.
Para qué sirve un PMS
Aunque parezca difícil de recordar, un PMS no es más que un software adaptado para la gestión de un hotel. Por tanto, su principal funcionalidad será ayudarte con la gestión de tu alojamiento.
Estas son algunas de las tareas para las que sirve un PMS
- Gestión de reservas: Confirmarlas, cancelarlas o hacer check-in. Emitir facturas y gestionar los pagos de las reservas finalizadas. Acceder al calendario de reservas y modificarlo.
- Sincronización de reservas y precios: No importa de donde procedan: Booking, teléfono, directamente de tu puerta… El sistema PMS debería encargarse de actualizar la disponibilidad y condiciones automáticamente.
- Control del estado de las habitaciones: Saber en todo momento si una habitación está disponible, ocupada, lista para limpiar o limpia.
- Comunicación activa con los clientes: A través de tu PMS deberías poder comunicarte con el cliente desde el momento de la reserva, pasando por los días previos a la llegada del huésped, durante la estancia y la post estancia; Además, un buen PMS se encargará de conseguir la información y valoración de la experiencia del huésped.
Y estas son algunas tareas más
- Control de las necesidades del cliente: Con un PMS puedes controlar peticiones y necesidades del cliente, como camas extra, cunas, servicio de desayunos u otros servicios requeridos.
- Control de accesos: Si usas un PMS eficiente, ya no estarás atado a los horarios y retrasos en la llegada de tus clientes. Podrás gestionar las entradas y salidas de un modo remoto, ya que toda la información para el check-in estará disponible antes de que entren por la puerta del hotel.
- Facturación, caja y pagos: Un software de gestión hotelera o PMS te permite gestionar cobros y datos sensibles de tus clientes de un modo seguro y 100% cubierto legalmente, sin salir del sistema. Con el sistema de gestión de tu hotel podrás controlar los pagos pendientes, los cargos extra a una habitación, los diferentes métodos de pago según el cliente. Del mismo modo, lo ideal es que un PMS pueda enviar las facturas automáticamente a tu gestor.
- Avisos y notificaciones: Un sistema de gestión hotelera puede generar avisos y notificaciones relacionados con tareas pendientes: clientes a los que hay que responder, reservas pendientes de asignación, cuentas pendientes de abonar…
- Base de datos de clientes: Si la base de datos de tu PMS es eficiente, podrás guardar detalles personalizados para futuras estancias. Un buen sistema de gestión no solamente sirve al gestor del hotel y sus empleados, sino que cuida de los clientes, ofreciéndoles una experiencia perfecta.
Tengo un hotel pequeño, ¿necesito un PMS?
Como se suele decir, el tamaño no importa. Tener un hotel pequeño no te exime de las tareas de facturación, recepción o limpieza, las cuales deberían ser fácilmente administradas y organizadas con la ayuda de tu PMS.
Lo mismo sucede si tienes un apartamento vacacional. Tanto en propiedades grandes como pequeñas hay que gestionar reservas, atender al check-in y a las necesidades de los huéspedes, hacer facturación, enviar a las autoridades los datos de los clientes… Por esta razón, saber qué es un PMS y para qué sirve es clave.
Empezar a utilizar un software de gestión hotelera cuanto antes no sólo te facilitará el día a día sino que te ayudará en la organización de tu propiedad y en una gestión mucho más eficiente.
¿Qué funcionalidades debe tener un sistema de gestión hotelera?
Lo primero que has de considerar es tu situación particular. No es lo mismo un PMS pensado para una gran cadena hotelera que un PMS pensado para un hotel pequeño o una casa rural. Lo más importante de un software de gestión hotelera es que satisfaga las necesidades de tu hotel y te ayude en la organización de las tareas cotidianas más importantes.
Para que tú mismo decidas qué PMS te conviene, hemos preparado esta check list descargable con todas las funcionalidades que puede tener un sistema de gestión hotelera y así evalúes cuáles necesitas cubrir en tu caso particular.
Funcionalidades básicas de un PMS
- Aplicación sencilla, en tu ordenador, en tu teléfono o en tu tablet. Lo más importante de un PMS es que su uso sea intuitivo y sencillo. Los programas engorrosos de escritorio ya son historia.
- Fácil de instalar y de personalizar.
- Calendario intuitivo: Permite manejar con rapidez el estado y la disponibilidad de habitaciones.
- Sincronización CLOUD: Permite que tus reservas y los precios siempre estén actualizados en la nube, vengan de donde vengan.
- Paperless: Olvídate de rellenar formularios cuando llega un cliente, toda la información para el check-in estará disponible antes de que entren por la puerta del hotel.
- Seguridad: Los datos de tus clientes estarán seguros, cumpliendo toda la normativa GRPD. Además nunca volverás a tener el riesgo de perderlos porque estarán en un servidor en la nube.
- Envío automático de fichas de clientes a las autoridades
- Gestión de pagos y finanzas
- Eficiencia
Funcionalidades extra de un PMS
- Channel manager integrado: El PMS te permitirá conectarte con Booking y otras plataformas de reservas de habitaciones. Si no sabes qué es un Channel Manager puedes leerlo aquí.
- Página web para tu alojamiento: Algunos sistemas de gestión ofrecen plantillas prediseñadas para crear la web de tu alojamiento.
- Motor de reservas: Junto a la web del alojamiento, un PMS completo incluirá motor de reservas para que los clientes hagan la reserva directamente sin tener que pagar comisiones a Booking u otras plataformas.
Ahora que ya sabes qué es un PMS y para qué sirve es el momento de ponerte manos a la obra y empezar a utilizar el sistema que mejor se adapte a tus necesidades.
